Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Фактически замещено штатных единиц ставок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания) снят флаг Ведется история изменений штатного расписания.
Понятие и назначение штатной численности работников
Штатная численность работников – это число трудоустроенных субъектов, которые учитываются в штат компании, закрепленный в соответствующем расписании. При этом в штат могут включаться только те сотрудники предприятия, которые трудоустроены в нем в качестве основного места работы.
Данную категорию необходимо постоянно контролировать. Подразумевается, что начальник кадрового подразделения должен регулярно обновлять сведения относительно численности штата, чтобы в дальнейшем в отчетность попадали только актуальные данные. Формирование соответствующей отчетности регламентируется локальными правовыми нормами.
В рассматриваемом вопросе также важно учитывать фактическую численность штата. Данная категория фиксирует количество представителей персонала на своих рабочих местах на определенную дату. Например, общее штатное количество персонала компании может составлять 100 человек. Однако на 20.08.2021г. фактическая численность будет составлять 75 человек, так как 15 субъектов находятся в отпусках, 5 на больничном, и еще 5 рабочих мест – это свободные вакансии.
Помимо прочего, существует такой термин, как предельная штатная численность персонала. Подразумевается, что это такой норматив, в соответствии с которым фиксируется строгое количество кадров, требуемых для стабильного функционирования подразделения.
В современных условиях ведения бизнеса рабочая обстановка, включая кадровый состав, требуют от нанимателя постоянной оптимизации количества и качества персонала. При регулярном пересмотре уместности различных работников на конкретных местах, а также расширении кадрового состава, управленец может достичь оптимального расчета численности штатных служащих.
Не путайте изменение штатного расписания и изменения условий труда
Процедура сокращения носит довольно сложный характер. В связи с этим, проводятся следующие мероприятия:
- Составляется приказ о сокращении. В нем строго должны быть указаны: дата планируемого сокращения, сроки по предупреждению работников, информация по внесению соответствующих изменений. Приложением к приказу может стать новое штатное расписание, только срок ввода в действие должен быть отсрочен, минимум, на 2 месяца.
- Происходит уведомление каждого работника под роспись, предложение им других возможных вариантов работы. Составляется на имя каждого сотрудника не менее чем за два месяца до планируемого изменения. При наличии возможности перейти на другую вакантную должность, не попадающей под сокращение, и с согласия сотрудника на выполнение обязанностей по ней — оформляется кадровый перевод;
- Информирование центра занятости населения. При массовом сокращении сделать это необходимо за три месяца до предполагаемой даты.
- Оформление увольнения, если невозможно оформить перевод сотрудника на другую должность или ставку. В приказе и трудовой книжке основанием для такого увольнения будет ТК РФ (2 пункт части 1 ст. 81).
Документом, содержащим информацию о структуре и выделенных подразделениях фирмы, предполагаемом количестве занятых специалистов, а также расстановке по соответствующим должностям и окладам, является штатное расписание.
Организация вправе применять самостоятельно разработанный бланк, утвердив его в учётной политике, или воспользоваться, ранее обязательной к использованию (до начала 2013 года), унифицированной формой Т-3. Для того чтобы документ был признан юридически значимым, в нем должны присутствовать следующие сведения:
- название компании;
- заглавие документа, его номер и дата;
- перечень выделенных подразделений в структуре деятельности;
- список необходимых должностей;
- количество штатных единиц по каждой специальности;
- форма оплаты за труд и сумма в денежном выражении (в том числе, всевозможные надбавки);
- подписи ответственных лиц (директора организации, представителя кадровой службы и главного бухгалтера).
Отсутствие оформления должным образом, как и установление разных значений оплаты труда по одноименным должностям, является административным правонарушением.
Юридическое лицо, в связи с этим, может быть оштрафовано по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в размере от 30000 до 50000 рублей (отдельно, по каждому из оснований).
В результате, в штатном расписании можно увидеть целостную картину о потребности в занятости людей определенных должностей в конкретном хозяйствующем субъекте, а также о распределении труда между ними.
Понятие и назначение штатной численности работников
Штатная численность работников – это число трудоустроенных субъектов, которые учитываются в штат компании, закрепленный в соответствующем расписании. При этом в штат могут включаться только те сотрудники предприятия, которые трудоустроены в нем в качестве основного места работы.
Данную категорию необходимо постоянно контролировать. Подразумевается, что начальник кадрового подразделения должен регулярно обновлять сведения относительно численности штата, чтобы в дальнейшем в отчетность попадали только актуальные данные. Формирование соответствующей отчетности регламентируется локальными правовыми нормами.
В рассматриваемом вопросе также важно учитывать фактическую численность штата. Данная категория фиксирует количество представителей персонала на своих рабочих местах на определенную дату. Например, общее штатное количество персонала компании может составлять 100 человек. Однако на 20.08.2021г. фактическая численность будет составлять 75 человек, так как 15 субъектов находятся в отпусках, 5 на больничном, и еще 5 рабочих мест – это свободные вакансии.
Помимо прочего, существует такой термин, как предельная штатная численность персонала. Подразумевается, что это такой норматив, в соответствии с которым фиксируется строгое количество кадров, требуемых для стабильного функционирования подразделения.
В современных условиях ведения бизнеса рабочая обстановка, включая кадровый состав, требуют от нанимателя постоянной оптимизации количества и качества персонала. При регулярном пересмотре уместности различных работников на конкретных местах, а также расширении кадрового состава, управленец может достичь оптимального расчета численности штатных служащих.
Топ‑8 ошибок при составлении штатного расписания
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Образец приказа по штатному расписанию и Чек‑лист для проверки кадровика 509.8 КБ
В шапке документа нужно указать информацию об организации.
Это стандартная информация, которую указывают почти в каждом документе организации:
- Полное название организации и код ОКПО (Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
- Номер документа.
- Дата составления документа.
- Период действия и начальная дата.
- Реквизиты приказа об утверждении штатного расписания.
- Общее количество штатных единиц.
Штатное расписание — это обезличенный документ. В нем нет фамилий и персональных данных работников. Это всего лишь информация о численности работников, их должностях, уровне оплаты труда, общем ФОТ и т.п.
В форме штатного расписания всего 10 граф. Заполнить их несложно.
|
Графы |
Что заполнять |
|
1 и 2 «Структурные подразделения», «Код» |
Структурные подразделения – это отделы, департаменты, цеха и т.п. Код структурного подразделения заполняется в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу. Коды вы можете присвоить свои, любые. |
|
3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация |
Впишите названия должностей. На практике работодатели могут использовать любые названия должностей, даже самые нестандартные. Тем более, что со временем появляются новые профессии и виды работ. Но. Не стоит свои правом выбора должностей злоупотреблять. Лучше придерживаться здравого смысла и указывать понятные наименования должностей и профессий. Единственное, что нужно важно знать – нельзя менять должности и профессии, по которым установлены социальные или пенсионные льготы. Названия таких должностей нужно взять из классификатора должностей или профстандарта. |
|
4 «Количество штатных единиц» |
Количество единиц указывают по каждой должности. Это могут как целые числа, таки дробные. Например, 0,5 означает, что работник принимается на полставки. |
|
5 «Тарифная ставка (оклад)» |
Оклад нужно указать напротив каждой должности. Для работников на полставки и т.п. нужно указать оплату за полную ставку. С учетом того, что в графе 4 будет указано 0,5 (или другой показатель), все это будет означат, что работник получает часть от оклада. |
|
6-8 «Надбавки» |
В этих графах нужно указать все надбавки, положенные по этой должности. Это могут быть:
Например, на Крайнем Севере у каждого работника будет минимум две доплаты: районный коэффициент и процентная надбавка. Суммировать надбавки нельзя. Каждую указывают в отдельной графе. Если трех граф недостаточно для всех хватает для перечисления бланк, добавьте еще несколько граф. Надбавок может и не быть. |
|
9 «Всего в месяц» |
В этой графе должна быть указана зарплата за месяц. Это сумма граф 5-8 умноженная на количество штатных единиц из графы 4. |
|
10 «Примечание» |
Здесь при необходимости можно сослаться на Положение об оплате труда, если штатное расписание невозможно внести все условия оплаты. |
Что такое фактическое замещение
Фактическое замещение может происходить как внутри организации, когда одно лицо замещает другое, либо внешне, когда компания прибегает к услугам других организаций или фрилансеров для выполнения определенных задач или проектов.
Этот процесс имеет ряд последствий для всех сторон. Для штатных единиц фактическое замещение может означать потерю работы или уменьшение рабочего времени. Для замещающих лиц это может означать новые возможности или дополнительный заработок. Для компании это может быть экономически выгодным или необходимым шагом для обеспечения эффективности и конкурентоспособности.
Однако фактическое замещение также может вызвать конфликты, неудовлетворенность или понижение качества работы, особенно если замещающие лица не обладают достаточной квалификацией или опытом. Поэтому важно тщательно планировать и реализовывать процесс фактического замещения, чтобы минимизировать негативные последствия и обеспечить максимальную эффективность и совместимость между замещаемыми и замещающими лицами.
Отрицательные последствия фактического замещения
Фактическое замещение штатных единиц может иметь ряд негативных последствий для организации:
1. Потеря опыта и знаний: При замещении штатных единиц сотрудники, обладающие специализированными знаниями и опытом работы в организации, могут быть заменены новыми сотрудниками, которые не обладают достаточной квалификацией и не знают особенностей работы компании. Это может привести к потере ценного опыта и знаний, а также к снижению профессионализма в организации.
2. Ухудшение качества работы: Новые сотрудники, замещающие штатные единицы, могут не иметь достаточного опыта и знаний, чтобы эффективно выполнять свои обязанности. Это может привести к снижению качества работы и ухудшению результатов организации.
3. Несоответствие стандартам и процедурам: Штатные единицы обычно обучаются работе в соответствии со стандартами и процедурами организации. При замещении этих единиц новыми сотрудниками может возникнуть проблема соответствия стандартам и процедурам, что может привести к нарушениям и ошибкам в работе.
4. Негативное влияние на работу коллектива: Замещение штатных единиц может вызвать недовольство у коллектива и нарушить командный дух. Новые сотрудники могут испытывать трудности в адаптации к рабочей среде и взаимодействию с коллегами, что может повлиять на работу всего коллектива.
5. Потеря клиентов и репутации: Если фактическое замещение штатных единиц приводит к ухудшению качества работы и несоответствию стандартам, это может привести к потере клиентов и негативному влиянию на репутацию организации.
В целом, фактическое замещение штатных единиц может иметь серьезные негативные последствия, которые могут негативно сказаться на результативности и устойчивости организации.
Как предотвратить фактическое замещение
1. Автоматизация процессов
Одним из способов предотвратить фактическое замещение штатных сотрудников является автоматизация процессов в организации. Это позволяет снизить риски возникновения ошибок и одновременно повысить эффективность работы.
2. Развитие и обучение сотрудников
Важно инвестировать в развитие и обучение штатных сотрудников, чтобы они могли эффективно выполнять свои обязанности. Это повышает их профессиональную компетентность и повышает вероятность удержания в организации.
3. Создание сильной корпоративной культуры
Создание сильной корпоративной культуры, основанной на ценностях организации, помогает привлекать и удерживать талантливых сотрудников. Это также способствует укреплению привязанности к компании и снижает вероятность их фактического замещения.
4. Повышение узнаваемости бренда
Иметь узнаваемый бренд может помочь организации привлечь лучших специалистов на рынке труда. Люди будут стараться работать в компании, которая известна своими высокими стандартами и хорошей репутацией.
5. Проведение анализа рынка труда
Важно иметь представление о текущем рынке труда и требованиях к специалистам. Проведение анализа позволяет оценить свои потребности в кадрах и принимать меры по предотвращению фактического замещения недостающих единиц.
Предотвращение фактического замещения штатных единиц может быть сложной задачей, но это важно для обеспечения стабильности и эффективности работы организации.
- Штатные единицы заменяются по различным причинам: это может быть увольнение работника, его отсутствие по болезни, уход в декретный отпуск или другие особы обстоятельства.
- Фактическое замещение может быть временным и постоянным. Временное замещение происходит, когда штатная единица отсутствует в течение определенного периода времени. Постоянное замещение происходит, когда штатная единица больше не возвращается на свое рабочее место.
- Фактическое замещение может приводить к необходимости перераспределения задач и ответственностей между другими сотрудниками.
- Безотлагательное фактическое замещение штатной единицы является важным фактором для обеспечения непрерывности работы организации.
- Фактическое замещение может быть дополнительным фактором стресса для сотрудников организации, особенно если они вынуждены взять на себя дополнительные обязанности.
Исследование фактического замещения штатных единиц является важным для мониторинга и планирования кадровой политики организации. Оно позволяет оценить эффективность использования ресурсов и адекватность организационной структуры.
Примеры и практическое применение фактического замещения
-
Автоматизация процессов
Вместо того чтобы нанимать новых сотрудников для выполнения рутинных задач, компания может использовать фактическое замещение, то есть заменить человеческий фактор на автоматизированные системы. Например, многие предприятия автоматизировали процесс обработки заказов, используя специализированные программы и роботизированные системы. Это снижает затраты на персонал и повышает эффективность работы.
-
Использование аутсорсинга
Фактическое замещение может быть применено через аутсорсинг, когда некоторые функции или операции компании передаются третьей стороне. Например, компания может выбрать внешнего поставщика для выполнения определенных задач, таких как бухгалтерия, IT-поддержка или производственный процесс. Это позволяет сэкономить время и ресурсы, а также получить доступ к опыту и экспертизе специалистов в выбранной области.
-
Внедрение новых технологий
Фактическое замещение может также быть применено при внедрении новых технологий в компанию. Например, вместо того чтобы обучать сотрудников использованию нового программного обеспечения, компания может нанять специалистов, которые уже обладают необходимыми навыками. Это позволит сэкономить время и снизить риск возникновения ошибок при работе с новыми технологиями.
Это лишь некоторые примеры использования фактического замещения, и каждая ситуация требует индивидуального подхода и анализа. Важно учитывать преимущества и недостатки данного подхода, а также оценивать его соответствие конкретным целям и условиям организации.
Критерии выбора штатных единиц для замещения
Когда организация решает осуществить фактическое замещение штатных единиц, очень важно выбрать подходящие кандидаты для замены. Ниже приведены основные критерии, которые следует учитывать при выборе таких сотрудников:
- Квалификация и компетенции: Замещающая штатная единица должна обладать соответствующей квалификацией и необходимыми компетенциями для успешного выполнения задач, связанных с данной должностью. Важно обеспечить достаточное покрытие функций и навыков, чтобы минимизировать возможные проблемы и снизить риск сбоев в работе отдела или компании в целом.
- Опыт: Опыт является важным фактором при выборе кандидатов для замены. Кандидаты с предыдущим опытом работы в схожей должности или с аналогичными задачами будут иметь представление о требованиях и особенностях работы, что может сократить время адаптации и улучшить результаты.
- Уровень мотивации: Штатная единица, которую планируется заменить, обычно уже выполняет задачи и обладает определенным уровнем мотивации. Важно найти кандидатов, которые могут поддерживать и увеличивать этот уровень мотивации, чтобы гарантировать эффективную работу на замещаемой должности.
- Адаптируемость и гибкость: В условиях замещения штатных единиц может возникнуть необходимость быстро адаптироваться к новым задачам и требованиям. Поэтому для выбора кандидатов необходимо учитывать их способность к приспособлению и гибкости в работе.
Важно применять системный подход при выборе штатных единиц для замещения. Компания должна анализировать свои потребности, оценивать кандидатов с точки зрения компетенций и опыта, и учитывать возможность адаптации и гибкости. Только так можно обеспечить успешное фактическое замещение штатных единиц и продолжение работы без проблем.
Фактическое замещение штатных единиц имеет важное экономическое значение для организаций. Внедрение новых технологий вместо человеческого труда позволяет снизить затраты на заработную плату и обучение персонала, а также повысить производительность труда.
Компании, которые успешно заменяют штатные единицы на автоматизированные системы или программные решения, могут существенно сократить расходы на зарплаты, начисления и льготы для персонала. Вместо постоянных выплат компания может инвестировать в создание и развитие технологических решений, что способствует росту ее конкурентных преимуществ и увеличению доходности.
Кроме того, замещение штатных единиц способствует оптимизации рабочих процессов и исключению возможных ошибок, связанных с человеческим фактором. Автоматизация позволяет осуществлять операции более точно и эффективно, что ведет к снижению вероятности финансовых потерь или упущенных возможностей.
Также важно отметить, что замещение штатных единиц снижает риски для компании, связанные с возможностью оттока сотрудников. Если работа выполняется автоматически, то нет зависимости от определенного сотрудника, который может покинуть организацию. Это позволяет снизить расходы на поиск и обучение новых сотрудников.
Таким образом, экономический аспект фактического замещения штатных единиц является существенным фактором, который помогает организациям снижать затраты, повышать эффективность рабочих процессов и увеличивать свою конкурентоспособность.
Замещение штатных единиц может происходить в различных формах и вариантах, которые зависят от конкретных обстоятельств и потребностей организации. Рассмотрим основные типы замещения:
1. Временное замещение. В случае временной недоступности штатной единицы, например, в связи с отпуском, больничным, командировкой и т.д., ее функции могут быть временно переданы другому сотруднику. Такое замещение обычно имеет ограниченное время действия и осуществляется на определенный период.
2. Постоянное замещение. В случае окончательного ухода штатной единицы, например, в связи с увольнением, пенсией, переводом в другое подразделение и т.д., ее функции могут быть переданы другому сотруднику на постоянной основе. Такое замещение предполагает более длительный срок действия, а иногда и изменение организационной структуры.
3. Резервное замещение. В целях обеспечения непрерывности работы и оперативного реагирования на непредвиденные события, может быть создан резервный пул сотрудников, готовых к замещению различных штатных единиц. Такое замещение предполагает более гибкую организацию работы и уменьшает риск простоев или потери опыта и знаний.
4. Взаимозамещение. В случае необходимости временной или постоянной замены одной штатной единицы, может быть использован принцип взаимозамещения, когда сотрудник с аналогичными навыками и квалификацией временно выполняет функции замещаемой единицы, а замещаемый сотрудник в свою очередь временно замещает другую единицу. Такой подход способствует максимальной эффективности и гибкости организации.
5. Внешнее замещение. В случае отсутствия подходящих кандидатов внутри организации или необходимости привлечения внешних специалистов для выполнения конкретных задач, может быть проведено внешнее замещение штатных единиц. Такое замещение обычно предполагает привлечение временных сотрудников, фрилансеров или внешних компаний для выполнения конкретных проектов или задач.
Правильный и гибкий выбор типа замещения в каждой конкретной ситуации имеет важное значение для обеспечения эффективной работы организации и сохранения непрерывности бизнес-процессов.
Снижение затрат на оплату труда
С одной стороны, фактическое замещение штатных единиц в организации может привести к снижению затрат на оплату труда. Замена штатных сотрудников на альтернативные формы работы, такие как фрилансеры или контрактники, позволяет сэкономить на зарплатах и социальных отчислениях. Кроме того, при использовании автоматизированных систем и роботов, снижается необходимость в физическом труде и, как следствие, расходы на оплату рабочих мест.
Оптимизация затрат на оплату труда может дать организации значительный экономический эффект. Например, сокращение численности персонала или перевод штатных сотрудников на частичную занятость позволяет снизить затраты на оплату труда без потери производительности. В то же время, использование альтернативных форм работы та
Изменение организационной культуры
Фактическое замещение штатных единиц в организации неизбежно приводит к изменению организационной культуры. Организационная культура представляет собой систему ценностей, норм и обычаев, которые формируются и развиваются внутри компании. Она определяет взаимоотношения между сотрудниками, их поведение, отношение к работе и общество.
Замена штатных единиц может вызвать значительные изменения в организационной культуре. Новые сотрудники могут привнести свои ценности, методы работы и подходы, которые могут отличаться от предыдущих. Это может привести к потрясению внутренней структуры и норм компании.
Изменение организационной культуры может быть как положительным, так и отрицательным следствием замещения штатных единиц. Положительное изменение культуры может означать внедрение новых и более эффективных методов работы, увеличение мотивации и уровня удовлетворенности сотрудников, а также улучшение коммуникации и сотрудничества внутри организации.
Однако, отрицательное изменение организационной культуры может возникнуть в случае, если новые сотрудники не принимают установленные ценности и нормы компании, а также не вписываются в коллектив. Это может привести к конфликтам и неэффективной работе, а также снижению уровня удовлетворенности сотрудников и клиентов.
Чтобы успешно справиться с изменением организационной культуры, руководство компании должно активно участвовать в процессе введения новых штатных единиц. Важно провести адекватный анализ и разработать стратегию, которая поможет смягчить возможные негативные последствия. Кроме того, необходимо обеспечить открытую коммуникацию и организовать процессы адаптации новых сотрудников.
Все это поможет сохранить и укрепить организационную культуру, обеспечивая стабильность и развитие компании на долгосрочной основе.
Ввод и изменения штатного расписания
Штатное расписание в программе представляется в виде набора (списка) позиций и хранится в справочнике Штатное расписание (раздел Главное — Штатное расписание или раздел Кадры — Штатное расписание). Под позицией понимается строка штатного расписания — конкретная должность в конкретном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием предусмотренного количества штатных единиц. Имеется возможность уточнять позицию разрядом (категорией) дополнительно к должности.
Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (приемах, переводах и т.п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации кадрового приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Тем не менее, зарегистрировать приказ можно, даже если на данный момент он расписанию не соответствует. В последующем возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета Соблюдение штатного расписания.
Штатное расписание в организации может изменяться – открываются новые позиции, закрываются действующие, меняются условия труда для действующих позиций. В программе в связи с этим можно утверждать и закрывать позиции, а также хранить историю их изменения.