Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Недостача при инвентаризации: оформление, приказ и объяснительная». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Порядок оформления дефицита
Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.
В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.
Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.
Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.
Как удержать недостачу с виновных лиц
Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.
Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.
Недостача на складе – это крайне неприятная ситуация, с которой придётся разбираться руководству фирмы. В отдельных случаях даже придётся организовывать внутреннюю служебную проверку, поднимать старые учётные документы, просматривать записи с камер наблюдения, опрашивать свидетелей. В конечном итоге необходимо выявить истинную причину недостачи, ведь организация несёт ответственность по своим обязательствам перед государством и контрагентами, ведёт учёт налогооблагаемой базы.
Под недостачей понимается расхождение между официальным и фактическим в меньшую сторону. Например, согласно документам то или иное имущество должно храниться на складе, а фактически оно там отсутствует. Ответственность за это будет нести кладовщик или заведующий по административно-хозяйственной части.
В первую очередь потребуется определить, имеется ли возможность установить, где находится это имущество. Следующим шагом определяют, имеются ли в деянии кладовщика признаки уголовно-наказуемого деяния «присвоение и растрата». Если выяснится, что налицо признаки преступления, подаётся заявление в полицию.
Наказание для сотрудника
Наказание для сотрудника, допустившего недостачу, будет носить комплексный характер. Как минимум, ему потребуется возместить сумму недостачи из своего кармана, ведь он несёт полную материальную ответственность за вверенные ему ценности. Далее по списку будет подниматься вопрос о привлечении к дисциплинарной ответственности. Недостача на складе – это довольно-таки серьёзный проступок, за который работодатель может уволить. Об этом нам говорит 81 статья Трудового кодекса Российской Федерации.
В принципе, если директор посчитает, что вины его сотрудника в случившемся нет, ответственное лицо может и «выйти сухим из воды». Как бы то ни было, если человека уволить по статье за утрату доверия, устроиться на аналогичную должность в другом предприятии будет крайне сложно, если не невозможно.
Если в ходе служебной проверки выяснится, что кладовщик присвоил имущество фирмы себе или реализовал его третьим лицам, дело уйдёт на рассмотрение в руки органов внутренних дел. По статье «присвоение и растрата» предусмотрено наказание вплоть до реального лишения свободы в исправительной колонии.
- Недостача — это расхождение документального и реального наличия ТМЦ компании: товаров, денежных средств, другого имущества.
- Чтобы документально подтвердить недостачу, проводят инвентаризацию: собирают комиссию, сравнивают остатки и составляют необходимые документы — акт инвентаризации товаров в пути, опись принятого и хранящегося в торговом зале или на складе товара и сличительную ведомость.
- Чтобы взыскать недостачу с работника, он должен быть материально ответственным лицом с подписанным договором и должностной инструкцией. Материальный ущерб должен быть подтверждён результатом служебного расследования.
- Сумма удержания не должна быть выше среднего заработка за месяц. При большей сумме ущерба с сотрудником придётся договариваться о частичном и поэтапном возмещении.
- Списание недостачи возможно только за год проведения инвентаризации.
Во время проведения инвентаризации результаты подсчета заносятся в форме ИНВ-26 . По ее результатам подводится итог соответствия фактического наличия данным бухгалтерского учета. С материально-ответственного лица берется пояснение, если обнаружены недостача либо убытки.
Если в организации принято извещать руководителя путем составления служебной записки о результатах инвентаризации, то председатель комиссии пишет ее.
- В шапке документа указываются данные инициатора и руководителя. Например, « директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д. от начальника гаража Ломова Е.Д. »
- В теле указываются выявленные факты и просьба принять решение в отношении имеющихся расхождений. К примеру, « Предлагаю по факту недостачи провести проверку, установить виновных лиц и привлечь их к дисциплинарной ответственности с возмещением нанесенного ущерба. ».
Сверстать основные данные по акту лучше в сводной таблице.
Внизу ставится подпись составившего документ и дата составления.
К служебной записке прилагается объяснение материально-ответственного лица, исходя из которого руководитель принимает решение. Если он считает, что нет факта хищения, то принимает решение о списании отсутствующих деталей. В противном случае с МОЛ производится удержание согласно приказа.
Как оформить акт по результатам инвентаризации
После проведения осмотра всех объектов, составления описей и отражения выявленных расхождений между данными учета и осмотра оформляется акт о результатах инвентаризации основных средств.
Форму акта предприятие может разработать самостоятельно или воспользоваться формой, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, форма по ОКУД 0504835.
Обратите внимание! Несмотря на то что эта форма была разработана для учреждений и органов госвласти, запрета на ее использование другими субъектами нет.
- состав комиссии;
- материально ответственное лицо;
- дни начала и завершения проведения инвентаризации;
- номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей.
К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.
При заполнении этой формы указываются:
- состав комиссии;
- материально ответственное лицо;
- дни начала и завершения проведения инвентаризации;
- номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей.
К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.
В том случае, если комиссией не было выявлено никаких расхождений между учетными и фактическими данными, в акте делается запись об их отсутствии.
Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?
Основной целью регистрации считается пояснительное изложение причин недостатка, выявленного в ходе инвентаризации.
Чтобы свести к минимуму вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен продемонстрировать, что он не имеет никакого отношения к нарушению и что недостаток не является его виной.
Наиболее частыми причинами дефицита являются следующие факторы:
- умышленное / непреднамеренное совершение противоправных действий материально ответственным лицом (кража, порча имущества);
- незаконное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к этому месту;
- наличие ошибок и недочетов в документации.
Дополнительно при заполнении пояснительной записки сотрудники часто указывают причину недостачи как естественную убыль. Когда возникают такие обстоятельства, необходимо соблюдать определенный предел.
Не менее распространено влияние человеческого фактора. Это может быть обращение, внесение неверных данных в бухгалтерские документы и т.д.
При оформлении пояснительной документации работник должен максимально подробно указать причину недостачи.
Причины появления излишков и недостач
Процесс инвентаризации помогает выявить отклонения учетных данных от фактического наличия имущества. Излишек появляется, когда денежные средства и их эквиваленты организации превышают зарегистрированную собственность. И наоборот, недостатки указывают на недостающий ресурс.
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете зависит от причины несоответствия. Инвентаризационная комиссия составляет список неточностей и отправляет его лицу, ответственному за рассмотрение результатов контроля. Причины образования излишков и недостач могут быть следующие:
Нехватка излишков
| Инвентарные ошибки | Естественная убыль |
| Незарегистрированные поставки | Ошибки в инвентаризации |
| Чрезмерная экономия | Затраты на производство |
| Ошибки в учете отпуска материалов и продукции | Незаконное присвоение |
| Переизбыток | Некомпетентность или отсутствие материально ответственных лиц (MOL) |
Как оформлять инвентаризацию
С 2013 года нет необходимости применять единые формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).
На наш взгляд, безопаснее разработать собственные формы документов для учета результатов инвентаризации, взяв за основу формы, утвержденные Госкомстатом. Ваши формы должны быть утверждены в приложении к учетной политике организации или приказом индивидуального предпринимателя (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 4 ПБУ 1/2008).
Если при документальном оформлении инвентаризации были допущены нарушения, могут наступить следующие последствия:
- невозможность привлечения авторов к материальной ответственности (письмо Минфина от 30 декабря 2019 г. № 03-11-11 / 103406);
- отказ инспекторов учитывать недостачу в составе фискальных расходов (письмо Минфина от 24.12.2014 № 03-03-06 / 1/66948);
- начисление НДС на стоимость недоимки при налоговой проверке (постановление AS FEB от 24.01.2019 № F03-5265 / 2018).
Недостача при инвентаризации: оформление, приказ и объяснительная
При обнаружении недостачи бухгалтер готовит справку-расчет на сумму недостачи с необходимыми проводками. Бухгалтерские проводки зависят от причины возникновения недостачи: Дт94 Кт01 (07, 10, 41, 43, 50) Для отображения суммы обнаруженной недостачи Дт20 Кт94 При списывании недостачи в пределах норм естественной убыли (недостача учитывается в составе производственных издержек) Дт73 Кт94 Списывание недостачи за счет виновного лица Дт91.2 Кт94 При невозможности обнаружить виновное лицо или образовании недостачи вследствие форс-мажорных обстоятельств (недостача относится к прочим расходам) Безусловно, чаще всего недостача возникает по вине материально-ответственных лиц.
Это позволяет взыскать ущерб с виновника. Однако бухгалтер обязан знать, как списать недостачу в любой ситуации. Неправильное бухгалтерское отображение данной операции может серьезно исказить учетные данные.
Образец приказа на списание недостачи основных средств
ПРИКАЗ О списании недостачи товаров в пределах норм естественной убыли 1. По результатам инвентаризации остатков сырья на складе, проведенной на основании приказа от 12.12.16г.
№ 314 на охлаждаемом складе, расположенном по адресу: г. Новосибирск, ул. Советская, д. 1 выявлена недостача при хранении навалом товаров (свеклы). Данная недостача в денежном выражении составляет 2500 (Две тысячи пятьсот) руб., что соответствует нормам естественной убыли, утвержденным приказом Минсельхоза России от 28 августа 2006г.
№ 268.2. На основании изложенного приказываю недостачу товаров (свеклы) в пределах норм естественной убыли в сумме 2500 (Две тысячи пятьсот) руб. списать на затраты производства. 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Генеральный директор И.И.
Главная часть приказа В главной части документа описывается
- причина списания основного средства,
- его название,
- инвентарный номер,
- номер по техническому паспорту (при необходимости),
- а также указывается сотрудник, на которого непосредственно возлагается обязанность по ликвидации объекта.
Если детали, элементы, узлы и части основного средства могут еще послужить предприятию, их необходимо отправить на склад, о чем также вносится запись в приказ (с назначением материально-ответственного сотрудника). В обязательном порядке в приказе указывается работник, который должен списать объект с бухгалтерского учета (с указанием должности, фамилии, имени, отчества специалиста).
В процессе инвентаризационной проверки контролирующей комиссией составляются описи. При выявлении несовпадения фактических данных о наличии учитываемых объектов с учетными сведениями организации заполняются сличительные ведомости, в которых фиксируются как излишки, так и недостачи, обнаруженные при инвентаризации.
У лиц, ответственных за сохранность фактически отсутствующих активов, руководству организации надлежит выяснить причины и обстоятельства их утраты. В соответствии с полученными объяснениями необходимо принять решение о том, будет ли произведено списание недостающих объектов за счет виновных лиц или утрата будет отнесена на издержки производства и обращения.
Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?
Основной целью оформления объяснительной считается изложение причины недостачи, которая была выявлена в ходе проведения инвентаризации.
Для того чтобы максимально снизить вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен доказать, что не имеет отношения к нарушению и недостача возникла не по его вине.
Чаще всего причинами недостачи являются следующие факторы:
Кроме этого часто сотрудники при составлении объяснительной указывают такую причину недостачи, как естественная убыль. При возникновении подобных обстоятельств должен соблюдаться определенный установленный предел.
Не менее часто встречается воздействие человеческого фактора. Он может заключаться в пересорте, внесении ошибочных данных в документы учета и т.д.
При оформлении документации объяснительного характера работнику следует как можно подробнее изложить причину недостачи.
Примеры объяснительных записок о недостаче
Генеральному директору
ООО «Невасилёк»
Погребенному К.Е.
10.07.2018 года №41
Об обнаружении недостачи товара при приёмке
Я, Кругляшков Шамир Николаевич, принимал товар на склад от поставщика ООО «Часовщик». Мною была обнаружена недостача товара. Количество привезённого товара не соответствовало документам. Мною были заполнены все необходимые документы и в одном экземпляре переданы поставщику. Они обещали довезти товар в течение 2-ух рабочих дней.
Все необходимые документы прилагаю.
подпись и расшифровка
Генеральному директору
ООО «Невасилёк»
Погребенному К.Е.
10.07.2017 года №41
Об обнаружении недостачи товара при приёмке
Я, Кругляшков Шамир Николаевич, провёл на складе инвентаризацию по приказу генерального директора. В ходе инвентаризации была обнаружена недостача товара. Все необходимые акты мною были заполнены.
Из письменных объяснений работника склада, на чьём участке была недостача, он не считает себя виновным. Также он считает, что виноват разнорабочий Небылицин, так как он в ночь предполагаемой пропажи был в состоянии алкогольного опьянения, о чём генеральному директору было своевременно доложено.
Прошу провести внутреннее расследование случившегося. Все документы о недостаче прилагаю.
подпись и расшифровка
Как написать объяснительную о излишках на складе при инвентаризации
В подтверждение случившегося прилагаю справку из медицинского учреждения о полученном повреждении и факте обращения за медицинской помощью». Документы, которые подтверждают уважительность основания, могут быть следующими:
- справки об обращении за оказанием медицинской помощи;
- больничные листы на работника и его малолетних детей;
- протоколы о транспортных происшествиях, участником которых стал сотрудник;
- справки из правоохранительных органов и судебных инстанций;
- акты управляющих компаний и МЧС о повреждении имущества сотрудника, в случае залития или пожара;
- свидетельства о браке или смерти, как самого сотрудника, так и его близкого родственника и т.