Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Используемые документы в отделе кадров на 2024 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 1 января 2024 года в сфере кадрового делопроизводства вступают в силу новые положения о конфиденциальности. Данные изменения направлены на защиту персональных данных сотрудников и обеспечение их конфиденциальности.
Компания может выбрать способ перехода на КЭДО:
-
воспользоваться бесплатной цифровой платформой «Работа в России» с частичной функциональностью и возможностью подписывать документы простой электронной подписью с подтвержденной учетной записью на Госуслугах;
-
развернуть специализированное решение с более широкой функциональностью.
Так, на рынке есть несколько готовых решений, поддерживающих весь кадровый документооборот в цифровом формате. В них есть личный кабинет с распределенными ролями, рабочий модуль для маршрутизации документов и заявлений, их подписания всеми доступными для конкретного сотрудника способами. Сервисы КЭДО интегрированы с удостоверяющими центрами и предоставляют возможность управлять электронными подписями, включая их выпуск и отзыв.
Процесс интеграции включает следующие шаги:
-
Предварительное тестирование системы КЭДО на предмет ее безопасности, готовности шаблонов документов, сервиса выпуска электронной подписи, удобства интерфейса и согласованности маршрутизации;
-
Настройка интеграции с переносом данных в информационную систему и ЭДО предприятия;
-
Подготовка электронных кадровых документов и нормативных актов предприятия с обязательным ознакомлением сотрудников и получением от них согласия в письменном виде;
-
Настройка доступа и авторизации сотрудников в личном кабинете с получением электронной подписи;
-
Обучение и инструктаж сотрудников отдела кадров для работы с КЭДО.
Законы, регулирующие персональные данные
1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»
Данный закон является основным нормативно-правовым актом, определяющим порядок обработки и защиты персональных данных в Российской Федерации. Он устанавливает обязанности операторов по обработке персональных данных, основные права субъектов персональных данных, а также процедуры получения согласия на обработку персональных данных.
2. Федеральный закон от 15 июля 2015 г. № 242-ФЗ «О внесении изменений в Закон Российской Федерации «О персональных данных»
Этот закон вносит ряд изменений в основной закон о персональных данных. Он расширяет права субъектов персональных данных, устанавливает новые требования к операторам по обработке персональных данных и вводит понятие «анонимизированные персональные данные».
3. Постановление Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»
Это постановление устанавливает конкретные требования к защите персональных данных при их обработке в информационных системах. Оно определяет обязательные меры по обеспечению безопасности персональных данных и правила их технической защиты.
Важно помнить, что незнание законов не освобождает от ответственности. Правильное и законное обращение с персональными данными – залог сохранности информации и защиты прав субъектов персональных данных.
Новые правила при приеме на работу
С 01.01.2024 года вступают в силу изменения в законодательстве, касающиеся процесса приема на работу. В соответствии с новыми правилами, работодатель обязан проводить более внимательную проверку документов, представленных кандидатом на должность.
Теперь, при приеме на работу, работодатель должен удостовериться в подлинности предоставленных документов о прохождении обязательного медицинского осмотра и профилактических прививок. Также внимание будет уделено проверке дипломов и сертификатов, подтверждающих образование и специализацию кандидата.
Стоит отметить, что в случае обнаружения фальсификации документов или подозрения в их достоверности, работодатель обязан немедленно сообщить об этом соответствующим органам. Предоставление недостоверных данных может привести к отказу в приеме на работу или расторжению трудового договора.
Для обеспечения более эффективной проверки документов, работодатель может обратиться в специализированные агентства или использовать электронные ресурсы для проверки подлинности документов.
Такие изменения направлены на повышение доверия работодателей к претендентам на вакансии и обеспечение честности при приеме на работу.
Функциональность программных решений для КЭДО
При выборе готовой платформы для перехода на КЭДО принимают во внимание следующие критерии:
- подписание документов – настройка маршрутов, возможность массового подписания;
- основные HR-процессы – оформление отпусков, командировок, прием/увольнение, в том числе онлайн;
- настройка хранения кадровых документов в архиве, возможность длительного хранения;
- возможности интеграции – с ЕЦП «Работа в России», с популярными учетными программами;
- поддержка ЭЦП – УНЭП ЕСИА (Госключ), облачная УНЭП в системе;
- наличие мобильной версии;
- готовность разработчика дорабатывать продукт под требования клиента и другие.
Сроки сдачи отчетов: когда и как подать налоговые декларации
Сроки сдачи налоговых деклараций определяются законодательством и зависят от вида источника доходов.
Согласно действующему законодательству, для физических лиц основной срок подачи налоговых деклараций устанавливается на 30 апреля года, следующего за налоговым периодом.
Юридические лица должны подать налоговую декларацию ежеквартально, до 20 числа месяца, следующего за отчетным.
Индивидуальные предприниматели должны сдавать налоговые декларации ежемесячно, не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным.
Для налоговых нерезидентов зависит от условий налогообложения и сроков нахождения в Российской Федерации. В общем случае, налоговая декларация должна быть подана не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным.
Важно отметить, что в случае невыполнения сроков сдачи налоговой декларации предусмотрены штрафы и иные санкции в соответствии с законодательством.
Дополнительные кадровые документы
Не вся документация по кадровому делопроизводству обязательна, некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер.
Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена:
- коллективным договором;
- положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников;
- правилами работы с архивом;
- документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.
Оформляйте их по мере необходимости.
Новые требования к отчетам
В 2024 году вступят в силу новые требования к составлению кадровых отчетов. Компании будут обязаны предоставлять более детальную информацию о своих сотрудниках и выполненных работах. В связи с этим возникнут изменения, которые следует учесть при подготовке отчетности.
- Подробная информация о сотрудниках: кадровые отчеты должны будут содержать не только общие характеристики персонала, но и дополнительную информацию о квалификации, опыте работы, обучении и других важных аспектах трудовой деятельности.
- Анализ результата работы: необходимо будет проводить более глубокий анализ результатов работы сотрудников, определять эффективность и результативность их деятельности по конкретным проектам и задачам.
- Учет времени работы: будет требоваться учет фактического времени, затраченного на выполнение каждой работы. Компании должны будут предоставлять информацию о рабочих часах, перерывах, есть ли у сотрудников переработки.
- Информация о заработной плате: в отчетах должны будет отражаться информация о заработной плате сотрудников — размер заработной платы, премии, дополнительные выплаты.
- Документы о выплатах: компании должны будут предоставлять подтверждающие документы о выплатах сотрудникам, чтобы обеспечить прозрачность и доказательство факта произведенных выплат.
Соблюдение новых требований к составлению кадровых отчетов позволит компаниям более полно и точно оценить эффективность работы своего персонала, принять меры по улучшению процессов HR-управления и финансовой деятельности.
Главные тенденции в сфере кадрового делопроизводства
Автоматизация и внедрение новых технологий. В современном мире все больше компаний отказываются от ручного выполнения кадровых процессов и переходят на автоматизированные системы. Это позволяет сократить время и ресурсы, а также улучшить качество работы. Новые технологии, такие как искусственный интеллект и аналитические инструменты, помогают оптимизировать процессы поиска, отбора и адаптации сотрудников.
Развитие онлайн-кадровых рынков. С каждым годом все больше кандидатов и работодателей предпочитают использовать онлайн-платформы для поиска и подбора персонала. Это обусловлено удобством и оперативностью таких рынков. Кадровые специалисты должны быть готовы к работе с такими платформами и уметь находить лучших кандидатов для своих компаний.
Увеличение роли employer branding. В условиях сильной конкуренции на рынке труда работодатели должны уделять большое внимание своей репутации и имиджу как работодателя. Employer branding становится важным инструментом для привлечения и удержания талантливых сотрудников. Кадровые специалисты должны развивать и продвигать бренд своей компании, чтобы привлечь лучших кандидатов.
Укрепление роли образования, обучения и развития персонала. В условиях постоянно меняющегося рынка труда работодатели должны обращать больше внимания на развитие своих сотрудников. Кадровые специалисты должны активно сотрудничать с отделом образования и развития персонала, чтобы помочь сотрудникам наращивать необходимые навыки и компетенции для успешной карьеры.
Увеличение внимания к разнообразию и инклюзивности. Разнообразие в работной команде становится все важнее для компаний. Кадровые специалисты должны активно продвигать принципы равенства и справедливости в работе, а также способствовать созданию многообразной и включающей среды для сотрудников.
Следование главным тенденциям в сфере кадрового делопроизводства позволит быть эффективным и востребованным специалистом в 2024 году.
Роль кадровика сегодня выходит за рамки простого подбора персонала. Успешный кадровик должен обладать разносторонними навыками и компетенциями, чтобы эффективно справляться с обязанностями и оставаться конкурентоспособным.
Вот некоторые из ключевых навыков и компетенций, которыми должен обладать успешный кадровик:
| Навык/Компетенция | Описание |
|---|---|
| Коммуникационные навыки | Умение эффективно общаться с кандидатами, клиентами и коллегами. Хорошее владение устной и письменной речью, умение слушать и задавать вопросы. |
| Аналитическое мышление | Способность анализировать данные, выявлять тренды и принимать обоснованные решения на основе имеющихся фактов. |
| Умение работать с технологиями | Знание и использование современных HR-инструментов, программ и систем управления персоналом. Умение автоматизировать рутинные процессы и использовать данные для принятия решений. |
| Опыт в области рекрутинга | Понимание основных принципов и методик поиска и отбора персонала. Умение составлять и размещать вакансии, проводить собеседования и оценку кандидатов. |
| Знание законодательства | Понимание трудового законодательства и норм, связанных с охраной труда и защитой персональных данных. Умение применять законодательные нормы в практике кадровой работы. |
Это лишь некоторые из ключевых навыков и компетенций, необходимых для успешной работы в области управления персоналом. Развитие этих навыков и приобретение дополнительных компетенций поможет кадровику оставаться востребованным и эффективно выполнять свои обязанности.
Необходимые кадровые документы для ООО
Чтобы не попасть под ответственность по закону, необходимо знать, какие документы должны быть у организации.
Что должно быть:
- Протокол ассоциации был составлен.
- Решение самих учредителей о создании ООО.
- Заключения контролирующих органов.
- Деловой документ, фиксирующий государственную регистрацию создаваемой компании.
- Документы, устанавливающие право и подтверждающие наличие у компании существующего имущества.
- Специальные бумаги связаны с выпуском ценных бумаг, в том числе облигаций.
- Положения о созданных филиалах организации.
- Список аффилированных компаний.
- Специальные протоколы собраний и собраний органов ООО.
- Другие деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.
Развитие онлайн-обучения
В 2024 году можно ожидать дальнейшего развития онлайн-обучения в сфере кадрового менеджмента. Благодаря современным технологиям и доступу к Интернету, онлайн-обучение становится все более популярным среди компаний и сотрудников.
Главными трендами развития онлайн-обучения будут:
- Персонализация обучения. С помощью специализированных платформ и программ компании смогут создавать индивидуальные образовательные программы, учитывающие потребности и уровень знаний каждого сотрудника.
- Использование интерактивных методов обучения. Онлайн-курсы будут все больше включать интерактивные элементы, такие как тесты, задания, вебинары, форумы для общения и обратной связи.
- Развитие мобильного обучения. С развитием мобильных технологий и приложений, сотрудники смогут получать образование и проводить обучение в любом месте и в удобное время.
- Использование виртуальной и дополненной реальности. Виртуальные и дополненные реальности позволяют создавать симуляции и тренировки, в которых сотрудники могут на практике применить полученные знания и навыки.
- Аналитика и оценка эффективности обучения. Специальные аналитические инструменты позволят компаниям оценить эффективность онлайн-курсов и корректировать образовательные программы в режиме реального времени.
Все вышеперечисленные тренды будут способствовать более эффективному и удобному обучению сотрудников, увеличению их мотивации и повышению уровня знаний и навыков в сфере кадрового менеджмента.
В рамках кадровых отчетов, сдаваемых в 2024 году, Министерство труда и социальной защиты собирает информацию и анализирует данные, связанные с трудовыми ресурсами, социальными выплатами и санкционированием трудовых отношений в Российской Федерации.
Одним из важных аспектов отчетности является сбор информации о занятости населения, включая количество занятых и безработных граждан, уровень зарплаты и структуру занятости по отраслям экономики.
Также, Министерство труда и социальной защиты отслеживает информацию о социальных выплатах, которые предоставляются гражданам России, включая пенсии, пособия по безработице, детские пособия и другие виды социальной поддержки.
Важным аспектом кадровой отчетности является анализ соблюдения трудового законодательства и санкционирования нарушений в сфере трудовых отношений. Министерство труда и социальной защиты осуществляет контроль за соблюдением норм трудового законодательства, проводит проверки и выносит решения о наложении административных штрафов и других санкций.
Кадровые отчеты, предоставляемые Министерством труда и социальной защиты, позволяют государственным органам оценить эффективность государственной политики в сфере труда и социальной защиты, а также корректировать меры поддержки и развития рынка труда и социальной защиты населения в будущем.
Действие 7. Подготовка к работе в новогодние праздники
Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.
Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).
* * *
Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!
Функции журнала регистрации
Журнал регистрации наделен следующими функциями:
Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.
Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.
ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.