Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сдать больничный лист в ФСС в 2024 году через контур». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.
Шаг 3. расскажите сотрудникам об изменениях
Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.
Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:
- Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
- Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
- Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.
Электронный документооборот с ФСС при использовании электронного больничного листа
Если вы работаете с больничными листами в электронном формате, то должны знать, что у вас есть возможность передавать информацию в Фонд социального страхования (ФСС) с помощью электронного документооборота.
Для начала работы с электронными больничными листами и передачи информации в ФСС вам необходимо ознакомиться с законодательством. Правила работы с больничными листами в электронном формате регулируются законодательством, и вы должны понимать, что вы можете передавать и каким образом.
После того как вы ознакомились с законодательством, вы можете начать работать с электронными больничными листами и использовать их для передачи информации в ФСС. Для этого вам необходимо загрузить файл в систему электронного документооборота ФСС и заполнить нужные поля.
При передаче информации в ФСС через электронный документооборот вы можете узнать о статусе обработки информации и получить подтверждение о ее приеме. Кроме того, в электронном формате вы можете передавать данные о больничных листах и других медицинских документах более быстро и удобно, что сокращает время, затраченное на обработку информации и уменьшает вероятность ошибок.
Если вы еще не знакомы с электронными больничными листами и документооборотом с ФСС — необходимо более детально изучить соответствующие нормативно-правовые акты и руководства по использованию электронных документов в медицине, чтобы обеспечить свою компанию быструю и безопасную работу в этом формате.
Сроки хранения документов при использовании электронного больничного листа
Согласно законодательству, с начала 2020 года все медицинские документы, включая больничные листы, могут храниться в электронном виде. Для работодателей и бухгалтеров это означает, что надо знать, как долго хранить электронные больничные листы.
Как и при работе с бумажными документами, сроки хранения больничных листов в электронном виде зависят от категории и типа медицинского документа. Общие сроки хранения электронных больничных листов установлены в два года с даты окончания болезни.
Однако, для некоторых категорий работников (например, женщин в период беременности или при определенных профессиональных заболеваниях) срок хранения больничных листов может быть увеличен. Для точного определения сроков хранения электронных больничных листов работодатели и бухгалтеры могут обратиться к соответствующему законодательству или к медицинским организациям, которые выдают эти документы.
Важно отметить, что при работе с электронными больничными листами необходимо обеспечивать их сохранность на всем протяжении установленного срока хранения. Это означает, что работники, ответственные за обработку электронных документов, должны правильно организовать их хранение и взаимодействие с ФСС в рамках электронного документооборота.
Как работать с электронными больничными листами?
Вы уже знаете, что в соответствии с законодательством, работодатель должен начать работать с электронных больничных листов до 1 января 2024 года. Но что же делать дальше?
Об электронных больничных листах: ЭЛН – это удобный и быстрый способ оформления больничных листов. Их можно использовать для ведения и контроля за листами всех сотрудников вашей организации.
Чтобы начать работать с электронных больничных листов: нужно узнать, как правильно их заполнять и передавать в Фонд социального страхования. Вам нужно будет зарегистрироваться в системе ФСС и ознакомиться с основными правилами заполнения и передачи данный формы листов.
Вы узнаете: каким образом можно создавать и хранить электронные больничные листы, как вести контроль за сроками выдачи, передачи и хранения документов, а также как пользоваться электронным документооборотом с Фондом социального страхования.
Вывод: Умение работать с электронными больничными листами – это важная навык для всех работников, которые связаны с кадровым учетом и бухгалтерией. Научиться этому делу несложно, но требует внимательности и практики.
Прикрепление медицинской справки
При отправке больничного листа через Контур есть возможность прикрепить медицинскую справку, что является одним из преимуществ использования данной программы.
Ошибка прикрепления медицинской справки может быть исправлена самим работником в разделе «Реестры» программы Контур. Если справка не была приложена к документу, нужно выбрать его из заполняемой формы в разделе «Оплата больничного пособия», затем перейти к реестру и нажать кнопку «ИСПРАВИТЬ».
Программа Контур предоставляет работодателям возможность использовать электронную форму справки вместо бумажного документа. При этом в программе все новые запросы отправляются и получаются через электронный реестр.
Прикрепление медицинской справки осуществляется на этапе заполнения документа «Расчет пособия». В данном разделе требуется указать номер полиса ФСС, где заполняется информация о справке по необходимости.
На сайте Контур есть возможность поиска и просмотра электронных документов, а также проверки статусов отправки и замены документов.
Особенности при прикреплении медицинской справки через Контур:
- Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) оформляется и отправляется работнику программой Контур без необходимости передавать его работодателю.
- Существует возможность передать медицинскую справку в электронном виде при заполнении документа «Расчет пособий».
- Программа Контур предоставляет возможность просмотреть содержимое медицинской справки, заполненное на основе закона о страховых взносах и социальном страховании.
- Контур позволяет заполнить и отправить медицинскую справку, получить информацию о статусе отправки и проверить данные справки.
- В программах Контур появились новые условия формирования и оформления документов, связанных с больничным листом.
Особенности проверки статуса
При проверке статуса отправленного больничного листа обратите внимание на следующие особенности:
- Если статус больничного листа «Ожидает передачи работодателю», значит файл успешно загружен в систему Контур и ожидает обработки со стороны работодателя.
- Если статус больничного листа «Обработан работодателем», значит работодатель получил ваш больничный лист и начал его обработку.
- Если статус больничного листа «Часть данных требует дополнения», значит наличие ошибки в заполненном документе. Необходимо открыть больничный лист и исправить ошибку.
- Если статус больничного листа «Ожидает замену», значит работодатель заметил ошибку в заполненном документе и просит вас исправить ее.
- Если статус больничного листа «ОШИБКА orа-20235», значит произошла какая-то ошибка при заполнении больничного листа и его необходимо сдавать в формате бумажных документов.
- Запросить у врача бумажный листок нетрудоспособности.
- Войти в электронную систему Контур и перейти в раздел «Больничные листы».
- В списке больничных листов выбрать нужный лист и нажать на кнопку «Открыть».
- Заполнить все обязательные поля, а также указать номер записи о застрахованных лицах из СФР.
- Если имеется ошибка в бумажном листе нетрудоспособности, нужно написать заявление в форме, утвержденной ФСС, с просьбой о переделке или оформлении нового листка.
- Если имеется ошибка в электронном листе, также следует подать заявление с приложением исправленного листа.
- Информацию о больничном листе нужно передать в 1С или СФР для получения перерасчета.
- Простота заполнения. Бумажные больничные листы можно заполнить вручную, без необходимости использовать электронные устройства или интернет.
- Удобство исправлений. Если на бумажном листе допущена ошибка, ее можно легко исправить, просто выделив неверные сведения и вписав новые.
- Независимость от электронных сервисов. Для заполнения бумажного больничного листа не требуется доступ к интернету или использование специализированных программ.
- Простота передачи информации. Бумажные больничные листы могут быть переданы из рук в руки, что позволяет лично убедиться в получении нужной документации.
- Возможность обращения через почтовые службы. В случае отсутствия возможности лично передать бумажный больничный лист, его можно отправить обычной почтой.
Подпись и хранение электронного больничного
Для передачи сведений в ФСС РФ их надо подтвердить усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера (иного лица, уполномоченного вести бухучет) и руководителя. Если обязанности главного бухгалтера руководитель возложил на себя, достаточно подписи только руководителя (п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).
Полномочия по назначению, исчислению и выплате страхового обеспечения работникам можно передать уполномоченному лицу на основании распорядительного документа работодателя и доверенности (п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).
ФСС РФ отметил, что электронные больничные имеют юридическую силу. Они формируются и хранятся в ЕИИС «Соцстрах». Поэтому работодателю не нужно распечатывать такие больничные и хранить их копии (Информация ФСС РФ «Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)»).
Расчет пособий по электронному больничному работодатель должен хранить на бумажном носителе или в форме электронного документа. Сведения в расчете пособий подтверждаются собственноручной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью главного бухгалтера. Их могут подписать руководитель организации, если он возложил на себя обязанности главного бухгалтера, или иное уполномоченное лицо (п. 75 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).
Преимущества электронных больничных листов
В качестве преимуществ ЭЛН перед их бумажными предшественниками законодатель выделяет следующие моменты:
- Значительное упрощение процедуры взаимодействия при передаче медучреждением документации по больничному листу пациенту. Это экономия времени, так как номер ЭЛН пациенту может сообщить лечащий врач, т. е. нет необходимости ожидать отдельного специалиста, занимающегося выдачей больничных. Немаловажно и то, что исчезает риск утери, существующий при выдаче документа о нетрудоспособности в бумажной форме.
- Упрощение обработки и хранения информации о периодах нетрудоспособности членов трудового коллектива.
- Большая вероятность снижения злоупотреблений в сфере выдачи листков нетрудоспособности и подделки больничных.
- Единая информационная база, содержащая все необходимые данные о пациентах, работодателях и медучреждениях.
- Дополнительная проверка расчетов суммы больничной выплаты через электронный ресурс.
- Возможность отслеживания органами соцстрахования сроков выплаты пособий по нетрудоспособности работодателями.
Как работает модуль «Лист нетрудоспособности»
Электронные больничные формируются в ЕИИС «Соцстрах». Передавать информацию в эту систему работодатели могут, используя:
С 2022 года во взаимодействии работодателей, работников и СФР (ФСС) по общему правилу используется форма электронного больничного листа (п. 3 ст. 13 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Работодатель при этом никак не принимает участие в составлении такого листка: все действия осуществляет медицинская организация.
Основное действие работодателя в рамках получения доступа к системе «Соцстрах» — предоставление в СФР (ФСС) недостающих сведений для оформления больничного.
При этом данная процедура производится по запросу фонда — через соответствующую систему, после закрытия больничного.
Срок предоставления сведений — 3 рабочих дня после получения запроса (п. 22 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010).
С 2021 года все регионы перешли на прямые выплаты от СФР (ФСС). Это значит, что работодатель оплачивает только первые 3 дня болезни. Остальные дни фонд оплачивает напрямую сотруднику. Это правило действует и в 2023 году.
О дополнительных возможностях модуля «Лист нетрудоспособности» (что может быть полезно для работников медучреждений) расскажем далее.
Порядок работы с электронным листком нетрудоспособности (ЭЛН)
По новым правилам страхователи, СФР и медучреждения взаимодействуют следующим образом (закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ).
1. Медработник выдает застрахованному лицу больничный лист в электронном виде, подписав его своей УКЭП.
Обязанность медперсонала — внести сведения только в раздел документа: «Заполняется врачом медицинской организации».
Вместо наименования болезни указывают специальный код, обозначающий причину выдачи листка нетрудоспособности: общее заболевание, травма, беременность и роды.
2. Медучреждение в режиме онлайн загружает электронный больничный в единую информационную систему СФР — ЕИИС «Соцстрах».
3. Социальный фонд сверяет персональные данные пациента с информацией, поданной заранее работодателями (форма СоЗЛ утв. приказом ФСС от 08.04.2022 № 119), и автоматически передает сведения на предприятие.
4. Работодатель получает электронный больничный с помощью сервиса, который настроен для взаимодействия с СФР (личный кабинет ЕИИС).
Социальный фонд внесет в раздел «Заполняется работодателем» те данные, которыми располагает, а компания должна их сама проверить, дополнить при необходимости и отправить обратно в СФР (п. 22-23 Правил, утв. постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010).
Фонд может запросить дополнительно, например, сведения о сумме заработка работника, его стаже, районном коэффициенте, установленной продолжительности рабочего времени и т.д.
Срок на подтверждение и внесение правок — 3 рабочих дня.
5. С ФР перечисляет пособие работнику, о чем информирует предприятие.
Выплата за первые 3 дня нетрудоспособности идет за счет работодателя (страхователя), а остальные дни больничного оплачиваются из средств фонда.
Процедура подачи документов в ФСС
Для сдачи больничного листа в ФСС в 2024 году на бумажном носителе следует следовать определенной процедуре:
- Сначала необходимо оформить больничный лист у врача — это может быть лечащий врач или врач в медицинском учреждении.
- Затем необходимо заполнить специальную форму больничного листа, указав все необходимые данные о пациенте, причине болезни и периоде времени, в течение которого будет действовать больничный лист.
- После заполнения формы необходимо подписать ее и поставить печать медицинского учреждения (если требуется).
- Подготовленный больничный лист следует отправить в ФСС. Для этого можно воспользоваться почтой или курьерской службой.
- При отправке больничного листа необходимо удостовериться, что все данные заполнены корректно и четко видны.
- После отправки больничного листа в ФСС, рекомендуется сохранить копию для себя на случай возникновения спорных ситуаций.
- Для подтверждения получения больничного листа в ФСС рекомендуется запросить уведомление о его получении.
По истечении срока действия больничного листа и восстановлении трудоспособности, необходимо уведомить ФСС о прекращении его действия. Это можно сделать путем отправки соответствующего уведомления по той же процедуре, что и при подаче данного документа.
Следуя этой процедуре, вы сможете успешно сдать больничный лист в ФСС на бумажном носителе.